Prozessmapping im Büro mit Makigami

Lean Management bei Toyota kennen viele und oft stellte sich die Frage im Kollegenkreis: gibts das auch für die Verwaltung und für Bürojobs? Wie bei diesen Trainings üblich, haben wir  – BeraterInnen Pool des ABF e.V. – die Prozesse in Vertrieb, Controlling, Auftragsabwicklung, Beschaffung usw. “erlebt”.

Anschließende wurden die Prozesse dargestellt (Makigami = Prozess mapping), mit Hilfe vieler farbiger Post-its und viel Wandfläche fragten wir uns:

  • > welche Handlungen von den einzelnen Abteilungen in welcher Reihenfolge ausgeführt wurden (Fallbeispiel)
  • > welche Dokumente/ Medien für Infofluss und Kommunikation genutzt wurden
  • > und welche Probleme uns auffielen

Eine Technik, die anderen Methoden des Prozess mappings verwandt ist, sofort nachvollziehbar ist und systemtisch die Spreu vom Weizen trennt: viele Probleme waren erkennbar durch Quick-fixes zu lösen, augenscheinlich zu viele Dokumente waren an anderen Prozessschritten zu reduzieren und für alle Abteilungen nachvollziehbar waren die großen Baustellen der Zusammenarbeit/ Führung und Kundenorientierung – womit dann auch schon Akzeptanz für eine Veränderung der Organisation erreicht war. An diesen spannenden Tag werde ich sicher denken, wenn in der nächsten  Prozessberatung, Klagen über Verantwortlichkeiten im Fokus stehen.

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